Loading...
CHUYÊN ĐỀ
LÀM RÕ HỒ SƠ DỰ THẦU TRONG ĐẤU THẦU
TS. Đỗ Kiến Vọng Email: Dokienvong@apd.edu.vn Tel: 0978 459 828
1. KHÁI QUÁT VỀ LÀM RÕ HỒ SƠ DỰ THẦU
Làm rõ hồ sơ dự thầu là một nghiệp vụ quan trọng trong quá trình đánh giá hồ sơ dự thầu, được thực hiện nhằm giúp bên mời thầu, chủ đầu tư và tổ chuyên gia hiểu đúng, đầy đủ và có cơ sở kiểm chứng đối với những nội dung đã được nhà thầu thể hiện trong hồ sơ dự thầu. Về bản chất, làm rõ không phải là một bước để nhà thầu hoàn thiện hoặc viết lại hồ sơ dự thầu sau thời điểm đóng thầu, mà là cơ chế pháp lý nhằm xử lý những nội dung chưa rõ, chưa đầy đủ về mặt chứng minh hoặc cần được giải thích để phục vụ việc đánh giá theo đúng yêu cầu của hồ sơ mời thầu.
Trong hoạt động đấu thầu, hồ sơ dự thầu là căn cứ trực tiếp để đánh giá năng lực, kinh nghiệm, kỹ thuật và tài chính của nhà thầu. Tuy nhiên, trong thực tế, hồ sơ có thể xuất hiện những thông tin chưa được thể hiện đầy đủ, tài liệu chứng minh chưa được cung cấp hoặc có sự chưa thống nhất giữa các thành phần của hồ sơ. Nếu mọi trường hợp như vậy đều bị loại ngay mà không xem xét bản chất của vấn đề thì có thể dẫn đến việc đánh giá cứng nhắc, không phản ánh đúng năng lực thực tế của nhà thầu. Ngược lại, nếu cho phép làm rõ không có giới hạn thì có thể dẫn đến tình trạng nhà thầu được bổ sung, thay đổi hoặc hoàn thiện những nội dung cốt lõi của hồ sơ sau thời điểm đóng thầu, làm ảnh hưởng đến cạnh tranh, công bằng và minh bạch.
.png)
Do đó, làm rõ hồ sơ dự thầu phải được đặt trong mối quan hệ giữa ba yêu cầu: bảo đảm tính cạnh tranh, công bằng và minh bạch của quá trình lựa chọn nhà thầu; bảo đảm đánh giá đúng bản chất của hồ sơ dự thầu; và không cho phép nhà thầu thay đổi bản chất cam kết đã được xác lập tại thời điểm đóng thầu.
Sau khi mở thầu, nhà thầu có trách nhiệm làm rõ hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của chủ đầu tư. Trường hợp hồ sơ dự thầu của nhà thầu thiếu tài liệu về tư cách hợp lệ, hợp đồng tương tự, năng lực sản xuất, báo cáo tài chính, nghĩa vụ kê khai thuế và nộp thuế, nhân sự, thiết bị thì chủ đầu tư yêu cầu nhà thầu làm rõ, bổ sung tài liệu để chứng minh tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm, đối với phần xây lắp trong gói thầu EC, gói thầu xây lắp, PC được tổ chức đấu thầu trong nước, nội dung nhân sự chủ chốt, thiết bị chủ yếu, chủ đầu tư chỉ yêu cầu nhà thầu làm rõ, bổ sung tài liệu để chứng minh đối với nhà thầu xếp hạng thứ nhất.
Trường hợp sau khi đóng thầu, nhà thầu phát hiện hồ sơ dự thầu thiếu các tài liệu chứng minh về tư cách hợp lệ, hợp đồng tương tự, năng lực sản xuất, báo cáo tài chính, nghĩa vụ kê khai thuế và nộp thuế, tài liệu về nhân sự, thiết bị cụ thể đã đề xuất trong hồ sơ dự thầu thì được gửi tài liệu đến chủ đầu tư để làm rõ về tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm của mình. Chủ đầu tư có trách nhiệm tiếp nhận những tài liệu làm rõ của nhà thầu để xem xét, đánh giá; các tài liệu bổ sung, làm rõ là một phần của hồ sơ dự thầu.
Đối với nội dung về tư cách hợp lệ, việc làm rõ phải bảo đảm nguyên tắc không làm thay đổi bản chất của nhà thầu tham dự thầu. Đối với các nội dung về tính hợp lệ của hồ sơ dự thầu (trừ nội dung về tư cách hợp lệ), đề xuất về kỹ thuật, tài chính, việc làm rõ phải bảo đảm nguyên tắc không làm thay đổi nội dung cơ bản của hồ sơ dự thầu đã nộp, không thay đổi giá dự thầu.
Việc làm rõ hồ sơ dự thầu được thực hiện giữa chủ đầu tư và nhà thầu có hồ sơ dự thầu cần làm rõ. Nội dung làm rõ hồ sơ dự thầu phải thể hiện bằng văn bản và được chủ đầu tư bảo quản như một phần của hồ sơ dự thầu.
Trường hợp có nghi ngờ về tính xác thực của các tài liệu do nhà thầu cung cấp, chủ đầu tư được xác minh với các tổ chức, cá nhân có liên quan đến nội dung của tài liệu.
Một nguyên tắc có tính phương pháp cần được nhận thức thống nhất là: làm rõ để hiểu đúng hồ sơ dự thầu, không phải để làm lại hồ sơ dự thầu; bổ sung tài liệu để chứng minh nội dung thuộc phạm vi được phép làm rõ, không phải để tạo ra năng lực mới; và đánh giá hồ sơ dự thầu để lựa chọn đúng nhà thầu, không phải để hợp thức hóa một hồ sơ không đáp ứng yêu cầu.
2. CƠ SỞ PHÁP LÝ VÀ NGUYÊN TẮC LÀM RÕ HỒ SƠ DỰ THẦU
Việc làm rõ hồ sơ dự thầu được thực hiện trên cơ sở Luật Đấu thầu và các văn bản quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành đang có hiệu lực. Trong đó, Nghị định 214/2025/NĐ-CP quy định riêng về nguyên tắc đánh giá hồ sơ dự thầu, làm rõ hồ sơ dự thầu, sửa lỗi và hiệu chỉnh sai lệch; đối với đấu thầu qua mạng, các nội dung này được vận hành đồng thời với hệ thống mẫu hồ sơ và quy trình trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.
Thông tư 79/2025/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 04/8/2025 và thay thế Thông tư 22/2024/TT-BKHĐT, đồng thời ban hành hệ thống mẫu hồ sơ đấu thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia cho nhiều loại gói thầu như dịch vụ tư vấn, dịch vụ phi tư vấn, hàng hóa, xây lắp, EP, EC, PC, EPC và các gói thầu khác thuộc phạm vi điều chỉnh.
Về nguyên tắc, việc làm rõ phải được thực hiện trên cơ sở yêu cầu của hồ sơ mời thầu, nội dung hồ sơ dự thầu đã nộp và quy định pháp luật tương ứng với từng loại gói thầu. Nội dung làm rõ phải bảo đảm tính khách quan, có căn cứ và được lưu giữ trong hồ sơ của quá trình lựa chọn nhà thầu.
Đặc biệt, cần phân biệt rõ giữa làm rõ hồ sơ dự thầu, sửa lỗi và hiệu chỉnh sai lệch, đối chiếu tài liệu và xác minh tính xác thực của tài liệu. Đây là những nghiệp vụ có mối quan hệ với nhau nhưng có bản chất và mục đích khác nhau. Việc đồng nhất các nghiệp vụ này dễ dẫn đến sai sót trong đánh giá hồ sơ dự thầu.
3. PHẠM VI VÀ NỘI DUNG CÓ THỂ LÀM RÕ
Nội dung làm rõ tập trung vào những thông tin, tài liệu cần được giải thích hoặc bổ sung để chứng minh các điều kiện mà nhà thầu đã kê khai hoặc thể hiện trong hồ sơ dự thầu, trong phạm vi pháp luật cho phép.
Đối với tư cách hợp lệ, việc làm rõ có thể liên quan đến những tài liệu chứng minh tư cách pháp lý, tình trạng đăng ký, nghĩa vụ thuế, các điều kiện loại trừ hoặc những thông tin khác có liên quan đến việc xác định nhà thầu có đủ điều kiện tham dự thầu hay không.
Đối với năng lực và kinh nghiệm, đây là nhóm nội dung thường phát sinh yêu cầu làm rõ nhiều nhất. Nhà thầu có thể được yêu cầu làm rõ các tài liệu chứng minh hợp đồng tương tự, năng lực sản xuất, báo cáo tài chính, doanh thu, nghĩa vụ kê khai và nộp thuế, nhân sự, thiết bị hoặc các tiêu chí năng lực khác theo hồ sơ mời thầu và quy định áp dụng.
Đối với hợp đồng tương tự, trường hợp tài liệu được kê khai chưa đủ cơ sở để xác định mức độ đáp ứng, việc làm rõ có thể nhằm xác định chính xác chủ thể hợp đồng, giá trị, thời gian thực hiện, tính chất và quy mô công việc, phạm vi công việc đã thực hiện hoặc các thông tin khác phục vụ đánh giá. Trong những trường hợp pháp luật cho phép, nhà thầu có thể được yêu cầu bổ sung hoặc thay thế tài liệu chứng minh theo điều kiện và trình tự được quy định.
Đối với nhân sự chủ chốt và thiết bị, cần phân biệt giữa việc làm rõ thông tin đã kê khai với việc thay đổi, bổ sung nhân sự hoặc thiết bị. Việc thay thế chỉ được thực hiện trong những trường hợp và điều kiện mà quy định đấu thầu cho phép; không được sử dụng cơ chế làm rõ để tạo ra năng lực mới mà nhà thầu không chứng minh được tại thời điểm đóng thầu.
Đối với đề xuất kỹ thuật, việc làm rõ nhằm giải thích các thông số, giải pháp, phương pháp tổ chức thực hiện, tiến độ, biện pháp kỹ thuật hoặc những nội dung đã được nhà thầu đề xuất nhưng chưa đủ rõ để tổ chuyên gia đánh giá. Việc làm rõ không được làm thay đổi bản chất của đề xuất kỹ thuật.
Đối với đề xuất tài chính, nguyên tắc quan trọng là việc làm rõ không được làm thay đổi giá dự thầu và các cam kết tài chính cơ bản của nhà thầu, trừ những trường hợp pháp luật quy định riêng về sửa lỗi hoặc hiệu chỉnh sai lệch.
4. LÀM RÕ HỒ SƠ DỰ THẦU VÀ GIỚI HẠN THAY ĐỔI HỒ SƠ
Ranh giới giữa “làm rõ” và “thay đổi hồ sơ dự thầu” là vấn đề có ý nghĩa quyết định trong thực tiễn đánh giá. Một tài liệu được bổ sung sau thời điểm đóng thầu không đương nhiên bị coi là thay đổi hồ sơ; ngược lại, cũng không phải mọi tài liệu bổ sung đều được chấp nhận. Cần xem xét bản chất của tài liệu, mục đích bổ sung, nội dung đã được kê khai trong hồ sơ dự thầu và quy định áp dụng cho từng trường hợp. Có thể khái quát thành ba tầng kiểm soát.
Tầng thứ nhất là làm rõ thông tin đã có. Nhà thầu giải thích hoặc cung cấp thêm tài liệu để chứng minh một thông tin đã được kê khai, đề xuất hoặc thể hiện trong hồ sơ dự thầu.
Tầng thứ hai là bổ sung tài liệu chứng minh trong trường hợp pháp luật cho phép. Việc bổ sung nhằm chứng minh năng lực, kinh nghiệm hoặc điều kiện đã được kê khai và không làm thay đổi bản chất của hồ sơ.
Tầng thứ ba là thay đổi bản chất hồ sơ. Nếu việc bổ sung làm xuất hiện một năng lực, kinh nghiệm, giải pháp kỹ thuật, nhân sự, thiết bị hoặc cam kết tài chính mới mà nhà thầu chưa có căn cứ trong hồ sơ dự thầu tại thời điểm đóng thầu thì về nguyên tắc không thể coi đó đơn thuần là làm rõ.
Đối với nội dung kỹ thuật và tài chính, giới hạn này đặc biệt quan trọng. Việc làm rõ phải bảo đảm không làm thay đổi nội dung cơ bản của hồ sơ dự thầu và không làm thay đổi giá dự thầu. Đây là cơ chế bảo vệ nguyên tắc cạnh tranh bình đẳng giữa các nhà thầu.
Vì vậy, khi đánh giá một yêu cầu làm rõ, tổ chuyên gia không nên chỉ đặt câu hỏi “nhà thầu có bổ sung tài liệu hay không?”, mà cần đặt ba câu hỏi liên tiếp: tài liệu này chứng minh điều gì; nội dung đó đã tồn tại hoặc được cam kết trong hồ sơ dự thầu hay chưa; và việc bổ sung có làm thay đổi bản chất của cam kết ban đầu hay không?
5. QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ LÀM RÕ VÀ ĐÁNH GIÁ
Về nghiệp vụ, làm rõ hồ sơ dự thầu cần được tổ chức theo một quy trình có kiểm soát, bảo đảm mọi yêu cầu và phản hồi đều có căn cứ và được lưu trữ.
Trước hết, tổ chuyên gia tiến hành rà soát hồ sơ dự thầu theo các tiêu chí và yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Những nội dung chưa rõ, chưa đủ cơ sở đánh giá hoặc cần tài liệu chứng minh được xác định cụ thể.
Tiếp theo, tổ chuyên gia xác định nội dung đó có thuộc phạm vi được phép làm rõ hay không. Đây là bước quan trọng nhất, bởi không phải mọi thiếu sót đều có thể xử lý bằng yêu cầu làm rõ.
Sau khi xác định được phạm vi, yêu cầu làm rõ phải được gửi đến nhà thầu theo đúng hình thức, thời hạn và quy trình áp dụng. Nhà thầu có trách nhiệm cung cấp thông tin, giải trình hoặc tài liệu trong thời hạn được yêu cầu.
Tài liệu và nội dung phản hồi được tiếp nhận, kiểm tra và đối chiếu với hồ sơ dự thầu ban đầu. Tổ chuyên gia phải đánh giá sự thống nhất giữa nội dung đã nộp và nội dung được làm rõ, đồng thời xác định liệu việc làm rõ có làm thay đổi bản chất của hồ sơ hay không.
Cuối cùng, kết quả làm rõ được sử dụng làm một trong các căn cứ đánh giá hồ sơ dự thầu và được lưu giữ trong hồ sơ lựa chọn nhà thầu. Thông tư 79/2025/TT-BTC cũng quy định hệ thống biểu mẫu phục vụ quá trình đấu thầu qua mạng, trong đó có mẫu biên bản đối chiếu tài liệu, góp phần tạo cơ sở kiểm soát tính thống nhất của hồ sơ trong quá trình đánh giá.
Có thể khái quát quy trình:
Rà soát E-HSDT → Xác định nội dung chưa rõ → Kiểm tra phạm vi được phép làm rõ → Yêu cầu nhà thầu làm rõ → Tiếp nhận và kiểm tra phản hồi → Đối chiếu với hồ sơ ban đầu → Đánh giá tác động của việc làm rõ → Kết luận đánh giá → Lưu hồ sơ.
6. LÀM RÕ HỒ SƠ DỰ THẦU QUA MẠNG VÀ ĐỐI CHIẾU TÀI LIỆU
Trong đấu thầu qua mạng, việc làm rõ hồ sơ dự thầu có thêm đặc điểm là thông tin được hình thành và lưu trữ trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Vì vậy, đánh giá không chỉ dừng ở việc đọc một bộ hồ sơ giấy mà phải kiểm tra tính thống nhất giữa thông tin nhà thầu khai báo trên biểu mẫu điện tử, tài liệu đính kèm, các thông tin được làm rõ và tài liệu được đối chiếu theo quy định.
Thông tư 79/2025/TT-BTC hiện là văn bản quan trọng về cung cấp, đăng tải thông tin và mẫu hồ sơ đấu thầu trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia. Văn bản này bao quát các mẫu hồ sơ đối với nhiều loại gói thầu và phương thức lựa chọn nhà thầu, tạo cơ sở thống nhất cho việc lập, nộp và đánh giá hồ sơ điện tử.
Một vấn đề đặc biệt quan trọng trong đấu thầu qua mạng là đối chiếu tài liệu. Đối chiếu không phải là một cơ chế để nhà thầu thay đổi hồ sơ dự thầu mà là bước kiểm tra nhằm xác nhận sự thống nhất, chính xác và xác thực của các thông tin đã được sử dụng trong quá trình đánh giá.
Sau khi mở thầu, nhà thầu có trách nhiệm làm rõ E-HSDT theo yêu cầu của Chủ đầu tư, kể cả về tư cách hợp lệ, năng lực, kinh nghiệm, nghĩa vụ kê khai thuế và nộp thuế, tài liệu về nhân sự cụ thể đã được đề xuất trong E-HSDT của nhà thầu. Đối với nội dung về tư cách hợp lệ, việc làm rõ phải bảo đảm nguyên tắc không làm thay đổi bản chất của nhà thầu tham dự thầu. Đối với các nội dung về tính hợp lệ của E-HSDT (trừ nội dung về tư cách hợp lệ), đề xuất về kỹ thuật, tài chính, việc làm rõ phải bảo đảm nguyên tắc không làm thay đổi nội dung cơ bản của E-HSDT đã nộp, không thay đổi giá dự thầu
Trong quá trình đánh giá, việc làm rõ E-HSDT giữa nhà thầu và Chủ đầu tư được thực hiện trực tiếp trên Hệ thống.
Việc làm rõ E-HSDT chỉ được thực hiện giữa Chủ đầu tư và nhà thầu có E-HSDT cần phải làm rõ. Đối với các nội dung làm rõ ảnh hưởng trực tiếp đến việc đánh giá tư cách hợp lệ, năng lực, kinh nghiệm và yêu cầu về kỹ thuật, tài chính, nếu quá thời hạn làm rõ mà nhà thầu không thực hiện làm rõ hoặc có thực hiện làm rõ nhưng không đáp ứng được yêu cầu làm rõ của Chủ đầu tư thì Chủ đầu tư sẽ đánh giá E-HSDT của nhà thầu theo E-HSDT nộp trước thời điểm đóng thầu. Chủ đầu tư phải dành cho nhà thầu một khoảng thời gian hợp lý nhưng không ít hơn 03 ngày làm việc để nhà thầu thực hiện việc làm rõ E-HSDT.
Nhà thầu không thể tự làm rõ E-HSDT sau thời điểm đóng thầu. Trường hợp có sự không thống nhất trong nội dung của E-HSDT hoặc có nội dung chưa rõ thì Chủ đầu tư yêu cầu nhà thầu làm rõ trên cơ sở tuân thủ quy định tại E-HSMT.
Trường hợp có nghi ngờ về tính xác thực của các tài liệu do nhà thầu cung cấp, Chủ đầu tư được xác minh với các tổ chức, cá nhân có liên quan đến nội dung của tài liệu. Trường hợp E-HSMT có yêu cầu về cam kết, hợp đồng nguyên tắc bảo hành, bảo trì, duy tu, bảo dưỡng mà E-HSDT không đính kèm các tài liệu này thì Chủ đầu tư yêu cầu nhà thầu làm rõ E-HSDT, bổ sung tài liệu trong một khoảng thời gian phù hợp nhưng không ít hơn 03 ngày làm việc để làm cơ sở đánh giá E-HSDT.
Do đó, tổ chuyên gia cần kiểm tra theo chuỗi: Thông tin trên Hệ thống → Hồ sơ đính kèm → Nội dung làm rõ → Tài liệu đối chiếu → Tài liệu xác minh khi cần thiết.
Nếu phát hiện sự không thống nhất, phải xác định nguyên nhân và bản chất của sự không thống nhất trước khi đưa ra kết luận. Không nên máy móc coi mọi khác biệt là vi phạm, nhưng cũng không được sử dụng cơ chế đối chiếu để hợp thức hóa những nội dung mà nhà thầu không đáp ứng tại thời điểm đóng thầu.
7. PHÂN BIỆT LÀM RÕ, SỬA LỖI, HIỆU CHỈNH SAI LỆCH VÀ XÁC MINH
Trong thực tiễn, một trong những nguyên nhân dẫn đến sai sót khi đánh giá hồ sơ dự thầu là việc không phân biệt rõ các nghiệp vụ xử lý hồ sơ.
Làm rõ hồ sơ dự thầu nhằm giải thích, bổ sung căn cứ chứng minh hoặc xác định rõ nội dung đã được nhà thầu thể hiện trong hồ sơ.
Sửa lỗi và hiệu chỉnh sai lệch là nghiệp vụ xử lý các lỗi số học, lỗi kỹ thuật hoặc sai lệch của hồ sơ theo cơ chế pháp luật quy định. Đây không phải là làm rõ và phải được thực hiện theo nguyên tắc, trình tự riêng.
Đối chiếu tài liệu nhằm kiểm tra sự thống nhất và xác nhận các thông tin, tài liệu có liên quan trong quá trình lựa chọn nhà thầu.
Xác minh tính xác thực được thực hiện khi có căn cứ cần kiểm tra tính trung thực, chính xác hoặc hợp pháp của tài liệu do nhà thầu cung cấp. Xác minh không đồng nghĩa với cho phép nhà thầu bổ sung hoặc thay đổi nội dung hồ sơ.
Việc phân biệt bốn nghiệp vụ này có ý nghĩa trực tiếp đối với trách nhiệm của tổ chuyên gia. Một thiếu sót nếu thuộc trường hợp phải xử lý bằng sửa lỗi thì không thể tùy tiện gọi là làm rõ; một nghi vấn về tính xác thực thì không thể chỉ yêu cầu nhà thầu giải thích mà không kiểm chứng khi có căn cứ cần xác minh.
Đặc biệt, nếu phát hiện dấu hiệu kê khai không trung thực, giả mạo hoặc cố ý cung cấp thông tin sai lệch nhằm làm thay đổi kết quả lựa chọn nhà thầu thì vấn đề không còn đơn thuần là nghiệp vụ làm rõ mà phải được xem xét theo các quy định về hành vi bị cấm và trách nhiệm pháp lý trong đấu thầu.
8. TRÁCH NHIỆM, CÁC TÌNH HUỐNG THỰC TIỄN VÀ NGUYÊN TẮC CỐT LÕI
Trách nhiệm trong làm rõ hồ sơ dự thầu được phân chia giữa nhà thầu, tổ chuyên gia, bên mời thầu và chủ đầu tư. Nhà thầu chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực và đầy đủ của hồ sơ dự thầu; đồng thời có trách nhiệm giải trình và cung cấp tài liệu trong phạm vi được yêu cầu. Tổ chuyên gia chịu trách nhiệm xác định đúng nội dung cần làm rõ, đánh giá khách quan tài liệu được cung cấp và không được sử dụng cơ chế làm rõ để hợp thức hóa hồ sơ không đáp ứng yêu cầu. Chủ đầu tư chịu trách nhiệm tổ chức và kiểm soát quá trình đánh giá theo đúng quy định.
Trong thực tế có thể phát sinh nhiều tình huống như: hồ sơ thiếu tài liệu chứng minh hợp đồng tương tự; thông tin về hợp đồng tương tự chưa đủ để xác định quy mô; báo cáo tài chính chưa thể hiện rõ chỉ tiêu cần đánh giá; thông tin nhân sự chưa thống nhất; tài liệu thiết bị chưa đầy đủ; thông số kỹ thuật cần giải thích; hoặc có sự khác biệt giữa thông tin khai báo trên Hệ thống và tài liệu đính kèm.
Đối với mỗi tình huống, phương pháp xử lý không nên bắt đầu bằng câu hỏi “có cho bổ sung hay không?”, mà phải bắt đầu bằng việc xác định bản chất của nội dung cần làm rõ, thời điểm hình thành thông tin, mức độ liên quan đến tiêu chí đánh giá và tác động của việc bổ sung đối với tính cạnh tranh giữa các nhà thầu.
Từ góc độ nghiệp vụ, có thể cô đọng toàn bộ nội dung làm rõ hồ sơ dự thầu thành 10 nguyên tắc cốt lõi:
Như vậy, làm rõ hồ sơ dự thầu không phải là một thao tác hành chính đơn thuần mà là một nghiệp vụ có tính chuyên môn cao, đòi hỏi người đánh giá phải đồng thời hiểu quy định pháp luật, nắm vững hồ sơ mời thầu, đọc được bản chất của hồ sơ dự thầu và có khả năng phân biệt giữa thiếu thông tin, thiếu tài liệu chứng minh và thiếu năng lực thực chất. Đây chính là năng lực quan trọng của tổ chuyên gia trong quá trình đánh giá và lựa chọn nhà thầu.
9. MỘT SỐ TÌNH HUỐNG THỰC TIỄN VỀ LÀM RÕ HỒ SƠ DỰ THẦU
Tình huống 1. Làm rõ hợp đồng tương tự nhưng nhà thầu đã kê khai trong hồ sơ dự thầu
Nhà thầu A tham dự gói thầu xây lắp và kê khai một hợp đồng tương tự trong E-HSDT. Tuy nhiên, tài liệu đính kèm chỉ thể hiện hợp đồng và biên bản nghiệm thu, chưa thể hiện đầy đủ giá trị phần công việc mà nhà thầu đã thực hiện. Tổ chuyên gia không đủ căn cứ xác định hợp đồng có đáp ứng tiêu chí về quy mô và tính chất tương tự hay không.
Trong trường hợp này, bên mời thầu có thể yêu cầu nhà thầu làm rõ, cung cấp thêm tài liệu chứng minh các thông tin đã kê khai, chẳng hạn tài liệu nghiệm thu, thanh lý hợp đồng hoặc tài liệu khác phù hợp để xác định giá trị, phạm vi và tính chất công việc.
Bản chất của việc làm rõ: Nhà thầu đã kê khai hợp đồng trong E-HSDT; tài liệu bổ sung nhằm chứng minh rõ hơn nội dung đã kê khai.
Không được làm rõ theo hướng: sau thời điểm đóng thầu nhà thầu đưa ra một hợp đồng hoàn toàn mới để thay thế cho việc không đáp ứng tiêu chí hợp đồng tương tự, nếu trường hợp đó không thuộc phạm vi bổ sung, thay thế được pháp luật cho phép.
Bài học nghiệp vụ: Phải phân biệt giữa “bổ sung chứng cứ cho nội dung đã kê khai” và “tạo lập một nội dung mới để đáp ứng tiêu chí”.
Tình huống 2. Nhà thầu thiếu báo cáo tài chính trong hồ sơ dự thầu
Nhà thầu B kê khai đầy đủ thông tin về tình hình tài chính trong E-HSDT nhưng không đính kèm một số báo cáo hoặc tài liệu tài chính cần thiết để kiểm chứng. Tổ chuyên gia cần xác định liệu việc thiếu tài liệu có thuộc trường hợp được yêu cầu làm rõ theo quy định hay không.
Nếu thuộc phạm vi được phép làm rõ, nhà thầu có thể được yêu cầu cung cấp tài liệu để chứng minh thông tin tài chính đã kê khai. Tài liệu được bổ sung phải được xem xét trong mối liên hệ với thời điểm hình thành năng lực và tiêu chí tài chính mà hồ sơ mời thầu yêu cầu.
Điểm cần lưu ý: Làm rõ báo cáo tài chính không có nghĩa là nhà thầu được phép thay đổi số liệu tài chính đã kê khai. Nếu tài liệu mới làm xuất hiện một năng lực tài chính mà nhà thầu không thể hiện hoặc không đáp ứng tại thời điểm đóng thầu thì không thể mặc nhiên coi đó là làm rõ.
Bài học nghiệp vụ: Khi đánh giá năng lực tài chính, phải phân biệt giữa thiếu tài liệu chứng minh và không đáp ứng năng lực tài chính.
Tình huống 3. Làm rõ nghĩa vụ kê khai, nộp thuế
Nhà thầu C đã kê khai thông tin liên quan đến nghĩa vụ thuế nhưng tài liệu trong hồ sơ chưa đủ cơ sở để tổ chuyên gia xác định tình trạng thực hiện nghĩa vụ kê khai và nộp thuế theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu.
Trong trường hợp này, việc yêu cầu nhà thầu cung cấp hoặc giải thích thêm tài liệu để chứng minh thông tin đã kê khai có thể được đặt ra theo quy định áp dụng.
Tuy nhiên, tổ chuyên gia không được biến việc làm rõ thành cơ chế cho phép nhà thầu “khắc phục” một tình trạng không đáp ứng điều kiện hợp lệ bằng cách tạo lập sau thời điểm đóng thầu một tình trạng pháp lý mới.
Bài học nghiệp vụ: Cần xác định rõ thời điểm đánh giá điều kiện và thời điểm hình thành tài liệu chứng minh. Không phải tài liệu được phát hành sau thời điểm đóng thầu đều đương nhiên không hợp lệ, nhưng cũng không phải tài liệu phát hành sau thời điểm đóng thầu đều có thể được sử dụng để tạo ra điều kiện đáp ứng mới.
Tình huống 4. Nhân sự chủ chốt kê khai chưa đầy đủ thông tin
Nhà thầu D kê khai ông X là nhân sự chủ chốt nhưng trong hồ sơ chưa thể hiện đầy đủ một số thông tin về bằng cấp, chứng chỉ hoặc kinh nghiệm. Tổ chuyên gia chưa đủ căn cứ xác định nhân sự có đáp ứng yêu cầu hay không.
Nếu pháp luật và hồ sơ mời thầu cho phép, nhà thầu có thể được yêu cầu làm rõ để cung cấp tài liệu chứng minh nhân sự đã được kê khai.
Trong quá trình đánh giá, cần xác định nhân sự đó có thực sự là người được nhà thầu đề xuất tại thời điểm đóng thầu hay không. Nếu tài liệu bổ sung chỉ nhằm chứng minh trình độ, kinh nghiệm của chính nhân sự đã kê khai thì bản chất khác với việc nhà thầu đưa một nhân sự hoàn toàn mới vào hồ sơ sau thời điểm đóng thầu.
Đối với một số trường hợp thay thế nhân sự, pháp luật đấu thầu có cơ chế riêng và phải đáp ứng các điều kiện cụ thể. Do đó, không nên đồng nhất làm rõ nhân sự với thay thế nhân sự.
Tình huống 5. Thiết bị thi công được kê khai nhưng thiếu tài liệu chứng minh
Nhà thầu E kê khai máy đào, máy lu và các thiết bị thi công chủ yếu trong E-HSDT nhưng chưa cung cấp đầy đủ tài liệu chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc khả năng huy động thiết bị theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu.
Tổ chuyên gia cần xác định nội dung nhà thầu đã cam kết trong E-HSDT và loại tài liệu cần thiết để chứng minh cam kết đó. Nếu thuộc trường hợp được làm rõ, nhà thầu có thể được yêu cầu cung cấp thêm tài liệu chứng minh.
Tuy nhiên, việc làm rõ không được biến thành việc nhà thầu đưa vào một hệ thống thiết bị hoàn toàn khác nhằm khắc phục việc không đáp ứng tiêu chí ban đầu, trừ trường hợp pháp luật cho phép thay thế hoặc bổ sung.
Bài học nghiệp vụ: Đối với thiết bị, cần đánh giá đồng thời ba yếu tố: thiết bị nào đã được đề xuất; khả năng huy động có được chứng minh hay không; và việc tài liệu bổ sung có làm thay đổi nội dung cam kết ban đầu hay không.
Tình huống 6. Thông số kỹ thuật của hàng hóa chưa rõ
Trong gói thầu mua sắm hàng hóa, nhà thầu F chào một loại thiết bị đáp ứng về cơ bản yêu cầu kỹ thuật nhưng một số thông số trong tài liệu kỹ thuật chưa đủ rõ. Tổ chuyên gia cần xác định liệu sản phẩm được chào có thực sự đáp ứng yêu cầu của hồ sơ mời thầu hay không.
Trường hợp này có thể phát sinh yêu cầu làm rõ tài liệu kỹ thuật. Nhà thầu giải thích hoặc cung cấp tài liệu kỹ thuật để làm rõ thông số đã chào.
Điểm quan trọng là việc làm rõ phải giúp xác định sản phẩm đã được chào có đáp ứng hay không, chứ không phải cho phép nhà thầu thay sản phẩm bằng một sản phẩm khác có thông số cao hơn sau thời điểm đóng thầu.
Nguyên tắc: Làm rõ thông số kỹ thuật được sử dụng để xác định đúng bản chất của hàng hóa đã chào; không phải cơ chế để nhà thầu nâng cấp hoặc thay đổi hàng hóa sau khi đóng thầu.
Tình huống 7. Làm rõ phương pháp kỹ thuật trong gói thầu tư vấn
Nhà thầu tư vấn G trình bày phương pháp luận nhưng một số nội dung về tổ chức thực hiện, phân công chuyên gia và phương pháp kiểm soát chất lượng chưa được diễn giải đầy đủ. Tổ chuyên gia có thể yêu cầu nhà thầu giải thích để hiểu rõ đề xuất đã nộp.
Tuy nhiên, nếu nhà thầu đưa ra một phương pháp kỹ thuật hoàn toàn mới, bổ sung một nhóm chuyên gia mới hoặc thay đổi đáng kể cách tiếp cận kỹ thuật nhằm nâng điểm đánh giá thì vấn đề không còn đơn thuần là làm rõ.
Đối với gói thầu tư vấn, ranh giới này đặc biệt quan trọng vì chất lượng đề xuất kỹ thuật thường phụ thuộc đáng kể vào phương pháp luận, cách tiếp cận và năng lực của đội ngũ chuyên gia.
Bài học: Làm rõ phải phục vụ việc giải thích đề xuất đã có, không phải tạo lập một đề xuất kỹ thuật mới.
Tình huống 8. Giá dự thầu có sự khác biệt giữa các biểu mẫu
Nhà thầu H nộp hồ sơ dự thầu điện tử và xuất hiện sự không thống nhất về số tiền giữa một số biểu mẫu. Trường hợp này cần được phân loại chính xác trước khi xử lý.
Nếu đây là lỗi số học hoặc sai sót thuộc phạm vi sửa lỗi và hiệu chỉnh sai lệch, thì phải áp dụng cơ chế sửa lỗi, hiệu chỉnh sai lệch theo quy định tương ứng, không nên tùy tiện xử lý bằng yêu cầu làm rõ.
Nếu cần nhà thầu giải thích để xác định nguyên nhân của sự không thống nhất, việc yêu cầu làm rõ phải bảo đảm không dẫn đến thay đổi giá dự thầu theo hướng tạo lợi thế cho nhà thầu.
Bài học nghiệp vụ: Không phải mọi sự không thống nhất về giá đều là “làm rõ”. Cần phân biệt làm rõ với sửa lỗi và hiệu chỉnh sai lệch.
Tình huống 9. Nhà thầu tự phát hiện thiếu tài liệu sau thời điểm đóng thầu
Sau khi đóng thầu, nhà thầu I rà soát lại hồ sơ và phát hiện chưa đính kèm một số tài liệu chứng minh năng lực, kinh nghiệm. Nhà thầu chủ động gửi tài liệu cho bên mời thầu.
Trường hợp này không thể chỉ căn cứ vào việc “nhà thầu gửi tài liệu trước khi tổ chuyên gia đánh giá” để kết luận tài liệu đương nhiên được chấp nhận. Việc xử lý phải căn cứ vào quy định pháp luật về làm rõ hồ sơ dự thầu và tính chất của tài liệu.
Nếu tài liệu thuộc trường hợp pháp luật cho phép bổ sung để chứng minh điều kiện đã được kê khai thì có thể được xem xét theo quy định. Nếu tài liệu nhằm tạo ra một năng lực, kinh nghiệm hoặc nội dung mới mà hồ sơ dự thầu ban đầu không thể hiện thì không thể coi đơn thuần là làm rõ.
Bài học: Thời điểm nhà thầu gửi tài liệu không phải là yếu tố duy nhất quyết định việc chấp nhận; quan trọng hơn là bản chất của tài liệu và phạm vi pháp luật cho phép làm rõ.
Tình huống 10. Tài liệu làm rõ có dấu hiệu không thống nhất hoặc không xác thực
Nhà thầu K cung cấp tài liệu làm rõ hợp đồng tương tự theo yêu cầu của tổ chuyên gia. Tuy nhiên, thông tin trên tài liệu có sự khác biệt đáng kể so với hồ sơ ban đầu, hoặc có dấu hiệu cần kiểm tra về tính xác thực.
Trong trường hợp này, tổ chuyên gia không nên chỉ dựa vào giải trình của nhà thầu mà phải xem xét việc xác minh theo quy định nếu có căn cứ cần thiết. Đây là tình huống cho thấy sự khác biệt giữa làm rõ và xác minh. Làm rõ nhằm giải thích nội dung chưa rõ; xác minh nhằm kiểm tra tính chính xác, trung thực hoặc xác thực của thông tin, tài liệu.
Nếu có căn cứ xác định nhà thầu cố ý cung cấp thông tin không trung thực, giả mạo hoặc làm sai lệch kết quả lựa chọn nhà thầu thì phải xử lý theo quy định pháp luật về các hành vi bị cấm và trách nhiệm tương ứng.
MA TRẬN NHẬN DIỆN NHANH CÁC TÌNH HUỐNG LÀM RÕ
STT | Tình huống | Bản chất cần kiểm tra | Có thể làm rõ? | Rủi ro cần kiểm soát |
1 | Hợp đồng tương tự thiếu tài liệu chứng minh | Chứng minh hợp đồng đã kê khai | Có thể, nếu thuộc phạm vi pháp luật cho phép | Biến thành hợp đồng mới |
2 | Thiếu báo cáo tài chính | Chứng minh năng lực tài chính | Có thể, theo quy định áp dụng | Tạo năng lực tài chính mới |
3 | Nghĩa vụ thuế | Chứng minh điều kiện hợp lệ | Có thể, theo quy định | Hợp thức hóa tình trạng không đáp ứng |
4 | Nhân sự chủ chốt | Chứng minh nhân sự đã kê khai | Có thể, tùy trường hợp | Thay nhân sự mới không đúng quy định |
5 | Thiết bị | Chứng minh thiết bị đã đề xuất | Có thể, tùy trường hợp | Đưa thiết bị mới vào hồ sơ |
6 | Thông số hàng hóa | Giải thích sản phẩm đã chào | Có thể | Thay đổi sản phẩm |
7 | Phương pháp kỹ thuật | Giải thích đề xuất đã nộp | Có thể | Viết lại đề xuất |
| Giá dự thầu | Xác định sai sót về giá | Phải phân loại | Dùng làm rõ để thay đổi giá |
8 | Nhà thầu tự bổ sung tài liệu | Chứng minh nội dung đã kê khai | Chỉ khi thuộc trường hợp được phép | Bổ sung năng lực mới |
9 | Tài liệu có dấu hiệu giả mạo | Kiểm tra tính xác thực | Cần xem xét xác minh | Gian lận, làm sai lệch kết quả |
Mười tình huống trên cho thấy một điểm có tính nguyên tắc: không thể đánh giá tính hợp lệ của tài liệu làm rõ chỉ bằng hình thức “tài liệu được bổ sung sau thời điểm đóng thầu”. Phải đánh giá đồng thời nội dung ban đầu của hồ sơ, mục đích của tài liệu bổ sung, mối quan hệ giữa tài liệu bổ sung với tiêu chí đánh giá và tác động của việc bổ sung đối với cạnh tranh giữa các nhà thầu.
Trong thực tiễn, tổ chuyên gia nên áp dụng mô hình kiểm tra bốn câu hỏi:
(1) Nhà thầu đã kê khai hoặc cam kết nội dung này trong hồ sơ dự thầu chưa? → (2) Tài liệu bổ sung có mục đích chứng minh nội dung đó hay tạo ra nội dung mới? → (3) Việc bổ sung có làm thay đổi bản chất hồ sơ, giá dự thầu hoặc đề xuất kỹ thuật không? → (4) Pháp luật và hồ sơ mời thầu có cho phép xử lý theo cơ chế làm rõ trong trường hợp cụ thể hay không?
Chỉ khi trả lời đầy đủ bốn câu hỏi này, việc làm rõ mới có thể được thực hiện một cách khách quan và có cơ sở.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
